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Google总监教你做简报:别急着开电脑,先用便利贴打草稿

发布时间:2020-06-07  浏览量:888  点赞:959

    Google总监教你做简报:别急着开电脑,先用便利贴打草稿
    搞懂脉络:该问的问题

    通常,沟通内容的设计都是在他人的要求下进行:客户、利害关係人或是你的上司。这代表你可能不清楚所有的脉络资讯,可能需要向请你进行沟通的对象要更多资讯,以便了解整个情境。有时,对方可能会假设你已经知道部分脉络资讯,或只是没说出口。以下列出的问题可以协助你钓出这个资讯。如果今天是你要求团队进行沟通,你可以在他们着手之前先替他们回答这些问题:

    我认为最后两个问题特别能引出深入讨论。若要建构出稳固的沟通架构,就必须在开始準备前确定你想达到的结果。在讯息内容套上限制可以帮助你把整体沟通内容简化成最重要的单一讯息。要达到此项目标,我建议各位最好先知道这两个概念: 3 分钟故事与核心想法。

    3 分钟故事  VS. 核心想法

    这些概念主要是让你将众多资讯精简成一个段落,最终淬鍊出一句简洁明了的主张。你必须对自己的资料了若指掌,必须清楚最重要的东西为何、哪些东西不需要放进最精华的版本里。这听起来简单,但是简洁有力通常都比废话连篇困难多了。数学家兼哲学家布兹莱.巴斯卡发现自己的母语法文中便有此现象,并曾说出以下言论:「我很想写封简短点的信,但是我没时间」。

    3 分钟故事

     3 分钟故事的概念正如其名:如果你只有  3 分钟可以将讯息传达给听众,你会说些什幺?这个办法可以确保你自己很熟悉、能够清晰地说出你要说的故事。若你办得到,代表你简报时并不需要仰赖投影片或其他视觉元素。要是上司问你在忙些什幺,或是你跟利害关係人搭上同一班电梯、你想替他做个简介,此概念就能派上用场。若你在议程上的半小时时程被缩短成  10 或  5 分钟,你也可以老神在在。如果你很清楚自己想要传达的讯息究竟为何,那幺无论时间临时有了任何变动,你都能够随机应变。

    核心想法

    核心想法可以更进一步地删减无谓资讯,最后浓缩成短短一句话。南西.杜尔特曾经于其着作《视觉沟通的法则》中介绍过此概念。她表示核心想法共有  3 个元素:

    1. 要能阐明你的独特观点;
    2. 要能说明风险所在;
    3. 要是完整的句子。

    我们利用之前的暑期科学试教计画案例,来解释  3 分钟故事与核心想法的 概念吧。

    3 分钟故事 : 我们科学科的老师想找办法解决三升四年级学生的学习问题。小朋友第一次上科学课时,就先入为主地认为科学一定很难、自己一定不会喜欢,科学老师每学年都要花好一段时间才能让小朋友跨越这个障碍。于是我们心想,能不能让小朋友更早接触科学课呢?这幺做是否可以影响他们的观感?我们去年暑假实施了一个试教学习活动,想要达到此目标。我们邀请小学学童参加,最后来了许多二年级和三年级学童。我们的目标是要让他们尽早接触科学这门学科,希望能让他们有正面观感。为了测试此计画是否成功,我们在计画的前后对孩童进行了调查。我们发现刚开始时,有  40% 的学生对于科学的观感是「还算可以」,占了最大比例,活动过后将近  70% 的学生表示对科学有兴趣。我们认为此结果证明了活动有其成效,不仅应该继续举办,还应该扩大扩及率。

    核心概念 : 暑期试教计画成功改善学生对于科学的观感,因此,我们建议继续举办此活动;请核准此计画的预算。如此清晰简短地说出了你的故事后,打造沟通内容就变得简单许多。接着我们换个角度来讨论规画内容的特定策略:分镜脚本。

    分镜脚本

    设计分镜可说是事前最能确保精準沟通的流程。分镜脚本能够替你的沟通内容组织架构,打造出一个视觉轮廓。决定细节时还可以更动分镜,但是及早建立好架构能让你迈向成功。你若办得到,在此阶段即可徵求客户或利害关係人同意。此举可以确保你所规画的内容可以符合对方需求。对于设计分镜脚本,我的良心建议就是:绝对不要从简报软体下手。一打开简报软体,很容易发生以下惨剧:压根没想好该如何拼凑材料、就一股脑地作投影片,最后做出数量庞大的投影片简报,但传递讯息的效率却奇差无比。

    除此之外,人一开始用电脑做东西之后,莫名就会产生一种牵绊。就算我们很清楚自己做出的东西不符合标準,应该要修改或直接捨弃不用,这股牵绊会让 我们捨不得下手,因为我们已经投入了太多心血。

    不一开始就用电脑,就可以避免产生不必要的牵绊。白板、便利贴甚至白纸,都是你的好朋友。跟大费周章用电脑做档案相比,在纸张或便利贴上划去资料、或直接丢进垃圾桶,感觉比较不会那幺心疼。我喜欢在设计分镜脚本时使用便利贴,因为你可以轻鬆重新排列简报顺序,或是尝试看看不同的叙事流程。

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    若用暑期科学学习计画的例子来设计分镜,结果看起来可能会像图 1.2。

    在这个範例的分镜脚本中,核心想法落在最后的建议里。我们可以考虑将 核心想法调到最前头,确保观众不会错过重点,并且在一开始就说明为何要进 行沟通、为何这件事值得他们注意。第  7 课当中将会进一步讨论其他与叙事顺 序和流畅度相关的考量。

    在解释性分析这个领域,若能够在开始设计沟通内容前,精简準确地回答你想沟通的对象以及你想传达的内容,便能减少重複的可能,有助你建构的沟通内容能达到目标。应用  3 分钟故事、核心想法以及分镜脚本等概念,让你简短扼要地说出你的故事、辨识出你想要的流程。

    在设计交流内容前先停下脚步,感觉像是在扯自己后腿,但其实这幺做能够在你开始打造简报内容前,建立稳固的认知基础,省下未来犯错会花的时间。第一堂课到此结束,现在各位都了解 有条理的重要性 了吧。

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